Formation en Outils collaboratifs et logiciels libres

 

        Le saviez-vous ? En moyenne, un salarié reçoit 88 e-mails par jour . Ces e-mails proviennent des clients, des prestataires, des partenaires, des newsletters… mais aussi très largement des collaborateurs à l’intérieur même de l’entreprise. Ces derniers échangent entre eux pour faire un point sur les projets en cours, partager des documents ou planifier les réunions.

       Au milieu de ces flux quotidiens, comment faciliter le travail des collaborateurs et le travail en équipe ?

C’est le rôle des outils collaboratifs : des logiciels ou des applications installés sur un ordinateur ou directement accessibles en ligne.

Leur mission : accompagner les salariés dans la conduite de leurs projets.

Ils synchronisent les données en temps réel (e-mail, agenda, flux d’informations, modifications de fichier, base de données clients…) afin de travailler plus efficacement en équipe.

 3 usages des outils collaboratifs pour simplifier la vie des salariés :

 

  • Partager des documents : les fichiers en ligne sont accessibles par tous les collaborateurs, partout et à chaque instant (au bureau ou en mobilité, sur ordinateur ou terminal mobile).

 

  • Participer, collaborer, échanger de façon plus efficace : plus besoin d’échanger par e-mail ou d’organiser des réunions pour se tenir au courant de « qui a fait quoi » et de ce qu’il reste à faire grâce aux outils de gestion de projets.

 

  • Valoriser les différents points de vue : plusieurs collaborateurs interviennent sur les documents et peuvent laisser leurs commentaires afin de croiser les expertises

 

     Les formations sont essentielles pour préparer la mise en place réussie d’un outil collaboratif. Mal préparé, cela peut être source de stress (nouvelles responsabilités, peur de ne pas utiliser l’outil correctement) ou d’incompréhension (communication via un outil informatique vs. interaction en face-à-face) de la part des salariés. Ces formations sont d’ailleurs un moment privilégié pour réunir l’ensemble des collaborateurs et renforcer l’esprit d’équipe !

 Quels outils collaboratifs?

  • Pour le partage de fichiers : Google Drive. Google a lancé en mai 2012 « Google Drive ». Google Drive est une application permettant de stocker en cloud des documents et de les modifier à plusieurs. Les modifications se voient en temps réel. Grâce à Google Drive, vous pouvez stocker tous vos documents en ligne.

 

  • Les Google Docs : Les Google Docs sont les applications bureautiques connectées de Google, accessibles via Google Drive, l’espace de stockage virtuel de Google. Elles permettent de créer et partager plusieurs types de documents (Document texte, présentation, feuille de calcul, formulaire et dessin), et d’y collaborer en temps réel. Une fois les documents créés, vous pouvez à tout moment les sauvegarder sur votre ordinateur sous différents formats : XLS (fichiers Excel), DOC (Word), PPT (Power Point). Mais aussi sous d’autres extensions : ODT, ODS, RTF, CSV, PPT, etc.)

 

  • Pour les vidéo-conférences : Ma Visioconférence, Microsoft Office Live Meeting, Skype, La visioconférence facilite la collaboration entre l’entreprise et ses interlocuteurs distancés (clients, partenaires, distributeurs, filiales).

 

  • Pour la gestion de projet : Google groups, Google agenda

Google Agenda : Disponible sur web et mobile, Google Agenda est l’une des applications de productivité rattachées au service de messagerie Gmail, au côté des Google Docs, de Google Drive (voir plus bas) et de Google Plus. Elle permet de créer des agendas, de les partager avec les utilisateurs de son choix, y compris avec des personnes qui n’utilisent pas Google Agenda. Plusieurs utilisateurs peuvent consulter et modifier le même agenda.

Outre la possibilité de créer et décrire les événements, il est possible de :

– paramétrer les notifications (rappels) avant chaque événement,

– paramétrer les droits des utilisateurs avec qui l’agenda est partagé (lecture/modification),

– d’ajouter des pièces-jointes à un événement (depuis Google Drive ou en téléchargeant un fichier depuis son ordinateur)

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